La firma deve essere apposta in presenza del funzionario, il quale deve identificare il sottoscrittore (per conoscenza personale o previa esibizione di un documento di identità valido), quindi attestare che la firma è stata apposta in sua presenza, che ha identificato il dichiarante indicando il modo con cui l’identità è stata accertata, quindi, completando con il proprio nome e funzione, luogo, data, firma e timbro dell’ufficio.
Non occorre l'autentica per le istanze e dichiarazioni sostitutive, che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi.